将不常用的文件长期保存在磁记录媒体上，不管是硬盘或磁带，都必须承担很大的风险，因为数据可能会出现损坏、被意外删除或被电脑病毒破坏。所有企业都应该考虑到万一出现数据丢失时的损失，尤其是随之而来的法律诉讼、罚款、重认证、营业损失等。例如，美国的《萨班斯-奥克斯莱法案》中规定，企业若违犯审计数据保存要求，将被巨额罚款或处以10年监禁。而建立一套长期、有效和自动化的数据保护和迁移归档系统，可以避免出现以上问题。

　　归档是长期存储原始文档，它能检索或管理数据，是对历史数据的保存。某些国家的法律规定，金融机构需要保存至少7年的所有交易数据记录。政府机关和律师事务所也要保存大量的法律、法规文档，以便日后提供给所服务的客户查阅。医疗和保险行业可以通过长期归档个人健康记录，为客户提供更好的服务。

　　目前，归档应用的市场主要包括保险、银行及金融机构、政府机关、健康中心、客服中心、电信等，未来的潜在市场包括电子记录的管理、电子邮件的管理以及网页内容管理等。企业需要从数据的保存策略、需要的寿命、法律原则以及保存文档流程等几个方面来考虑归档的应用。