3G-FAX在分发接收到的传真时，如果无法根据用户的“传真分机号码”自动分发时，系统会自动把接收到的传真信息（如发送方号码、发件人、收件人或传真文件名）和每个用户设置的“模糊匹配条件”（如号码、收发件人及文件名等）进行比较，在接收的传真信息中只要包含了任一个“匹配条件”，则将该接收传真自动分发到该用户；如果有多个用户匹配成功时，则将该传真自动分发到每一个用户。

模糊匹配条件的设置：在服务器端添加用户时（在客户端的设置用户属性信息中也可修改），在“高级选项”中输入“模糊匹配”条件，包括号码、收发件人和文件名等条件。

1）“号码匹配”：模糊匹配条件中的“号码”指的是传真发送方的传真号码，即该号码发送来的传真自动转发到包含该号码匹配条件的用户。在所有传真机上都可以设置“本机号码”，如果发送方正确设置了该号码（必须和该传真机相连接的电话外线号码一致），则在接收该号码发送来的传真时，会自动记录发送方的号码信息。如：匹配条件中设置的号码为1234（或者是完整的号码83235171），则收到的传真号码信息中只要包含“1234（或83235171）”，则认为匹配成功，自动转发到该用户。在添加和编辑用户信息时，每个用户可以指定10个不同的“号码匹配”条件。

2）“收件人和发件人匹配”：“收件人和发件人”条件指的是发送方是3G-FAX传真机时的情况，即传真发送方在发送传真时，可以设置发件人和收件人信息，接收方接收时，自动记录该信息，以备查阅或分发时用。在上载传真时，自动检查接收记录中“收件人或发件人”信息，如果包含了“匹配条件”的相应“收件人或发件人”条件中的任何一个时，则把该传真自动分发到该用户。在添加和编辑用户信息时，每个用户可以指定5个不同的“收件人匹配”条件和5个不同的“发件人匹配”条件。

3）“文件名匹配”：该条件指的是发送方是3G-FAX传真机时的情况，即发送方在发送传真时，可以输入传真主题，接收方接收时将该主题作为传真文件名保存，当接收方保存的文件名中包含了“匹配条件”的“文件名”条件中的任何一个时，则把该传真自动分发到该用户。在添加和编辑用户信息时，每个用户可以指定5个不同的“文件名匹配”条件。