交换机软件（包括程序和数据两部分）又称为系统文件，对于系统文件，通常采用几级后备的方式进行管理，如将软件存储在内存的主存储器和文件存储器，硬盘和后备磁盘中，同时还可有双重备份，以确保软件正确无误。当主存储器中的软件遭破坏时，系统会自动将文件存储器中的信息装入内存，恢复系统的正常运行，这个过程称为紧急再启动。如发生重大事故使电源中断，内存中的信息全部丢失，则可将硬盘中的数据重新装入主存储器和文件存储器中。

    数据库里一般采用冗余备份的存储方式，数据与程序分离，存放在存储器的指定区域。局数据表述一个交换局的结构状况，包括设备种类、数量、号码分配和路由选择顺序等。当交换局的结构需要改变，例如改变中继方式、增减局向、调整某一局向的中继线数量或新增服务性能等时，可更改相应的局数据，对于局数据的修改，必须严格按照规定顺序进行，并做详细的记录备查。

    用户数据包括用户状态、话机类型、用户电路设备号码（按用户在机架上的位置编排）、发话级别、受话级别及可以使用何种新业务等。用户数据可根据管理上的需要，通过人机命令进行修改，修改用户数据时只有等到修改无误以后，才通知用户使用。

    交换机的管理维护，主要是通过人机对话语言实现的。为防止因错误输入人机命令而使系统运行不正常，造成人为故障，要对输入命令进行严格的管理。