系统管理软件是整个系统的灵魂。如果软件设计脱离实际，给实际应用带来很大难度。如果选择了设计不够人性化、操作复杂的管理软件，一方面会增加工程商对客户的培训成本和时间，一方面客户也会对这个产品的印象大打折扣，从而不愿意使用该产品。一般来说，使用管理软件的有管理中心的人员，也可能有保安。如果软件操作复杂， 对于专业人员来说可能没有问题，如果保安的素质不高，那么使用起来难度很大。因此，工程商在选购门禁系统时候，必须考察软件界面是否直观、友好，是否容易操作，不同的权限的帐户是否有不同的操作界面和功能，是否有适合专业人员和一般用户使用的两个版本软件。