有部分公司的大客户在必要时也会到会议室与公司进行会议沟通，会议室不但要展示良好的公司形象，而且要采用环境的布置策略来减少客户的对抗性，为自己和生意伙伴创造愉快的商务洽谈氛围，为商业洽谈的成功增添助力。
这样也涉及到会议桌的选择问题了。由于圆桌可让团队成员之间无障碍地交流，有利于营造平等、向心的交流氛围，因此圆形或椭圆形的会议桌便于达成共识，启发创意和发挥团队精神。由于船形会议桌更有利于与会者视线的传递，因此船形会议桌、长方形会议桌都比较适合区分与会者地位的会议。