电脑普及化为办公室带来更多的输出文件，大量的资料转瞬作废，如不妥善处理，资料便容易落入竞争者手中，损失无法估计。公司既要注意资料保密，处理过时文件时，就要依赖碎纸机的性能。以下是选择碎纸机的一些关键点，希望能够给您提供有用的建议：
一、进纸宽度
    由于电脑文件的面积较一般办公文件宽，通常为9mm*11mm或11mm*15mm，要切碎的纸张更必须与切口垂直输入，否则整行文字有可能完整保留，资料尽露；如入纸口太细，纸张便会折在一起，降低每次所碎张数，且容易引至纸塞，降低工作效率。所以选用专用此类碎纸机，其入口应有385mm宽，以方便文件的输入。
二、碎纸量
    碎纸量的多少是按个别需求而定，如客户每天的碎纸量、每次需碎多少张及机件本身的吞吐量，皆是决定因素。一般碎纸量可每次碎13-15张，大型的碎纸机可每次碎60-70张，碎纸量大的碎纸机会比小的速度为慢。当然选择每次可碎张数愈多会比少的更为达到经济效益，因可减省操作时间、人力及耗电量。
三、碎纸宽度
    根据资料销毁的保密等级，电脑印字文件必碎至3.8mm以下的条状方算达到要求。对于高度机密文件，应采用可纵横切割的碎纸机，把文件碎至少于1.9mm宽及15mm长的段状或块状，因为此类粒状碎纸还原困难可以确保资料的机密与安全。
四、保护环境
    为了响应环保信息，一般碎纸机不高于62分贝音量为标准，吞吐量较大的碎纸机声量会较大，但新趋势的设计会着重低声量为主，使办公室人员更能享受与宁静的工作环境，同时，废纸亦可收回循环再用，碎纸条亦可废物利用作为包装物料，不但节省成本，更可支持环保。
    综上所述，选择一台合适的碎纸机需要从最终的碎纸效果为导向，从以上4个部分入手，便能够选到一款合适的机型。